เทคนิคการประสานงานกับเพื่อนร่วมงานหรือผู้บริหารที่คิดว่าตนเองเข้าใจงานประชาสัมพันธ์

สวรรค์ของนักประชาสัมพันธ์ คือ การได้เพื่อนร่วมงานเข้าใจงานประชาสัมพันธ์ หลายครั้ง เรามักจะกับผู้คนที่หลากหลายบ้างเปิดรับฟัง บ้างเข้าใจ บ้างโต้แย้ง บ้างปฏิเสธ

แต่ที่น่าเวียนหัวที่สุดคือ บางคนที่คิดว่าเขารู้ดีที่สุด แต่จริงๆ แล้วไม่ใช่ เพราะความต้องการที่พิสดารล้ำลึก สุดโหดจะออกมาจากคนที่ไม่เข้าใจ แถมไม่ให้ความสำคัญต่อคุณอีก

สิ่งที่กำลังจะเล่าให้ฟังต่อไปนี้ เป็นสิ่งที่คุณจะต้องเจอและแนวทางการจัดการ โดยไม่เสียความสัมพันธ์กับเขาคนนั้น

1. หลายคนมักจะตื่นเต้นเสมอกับหลายๆ เรื่องในองค์กร และขอให้คุณช่วยส่งข่าว หรือ สร้างข่าว แต่ในความเป็นจริง ข่าวนั้น ไม่ได้มีคุณค่าในการที่จะเผยแพร่เลย

ปัญหานี้ เกิดขึ้นบ่อยมากในหลายองค์กร เพราะหลายๆฝ่ายต่างทำงานอย่างเต็มที่ และเห็นว่า ผลงานนั้นมีค่าและคุณค่ามากพอที่จะเป็นข่าวให้แก่นักประชาสัมพันธ์ได้

จากสิ่งนี้ นักพีอาร์ จำไว้เสมอว่า หน้าที่เราควรกระตุ้นให้ฝ่ายเหล่านี้ กระตือรือร้นในการนำเสนอข้อมูลให้เราอย่างต่อเนื่อง อย่าทำให้เขารู้สีกผิดหวังกับสิ่งที่นำเสนอ ดังนั้น การแก้ปัญหาแบบนี้ นักพีอาร์ควรอธิบายให้เขาเข้าใจถึงความต้องการของนักข่าว หรือ สถานะของคู่แข่ง และให้กำลังใจโดยการบอกว่า หากองค์กรพัฒนาไปอีกขั้นหนึ่งจนเป็นที่สนใจของสื่อได้แล้ว ทีมพีอาร์จะนำมาสื่อสารต่อไปอย่างแน่นอน

2. เมื่อผู้บริหาร ร้องขอให้คุณช่วยบางสิ่งที่ไม่ได้เกี่ยวข้องกับคุณหรือส่งเสริมแบรนด์

หลายครั้ง  ผู้บริหารหลายคนในองค์กร อาจจะตื่นเต้น เมื่อได้มีโอกาสไปบริจาคเงินให้แก่องค์กรการกุศล หรือได้รับคัดเลือกไปเป็นคณะกรรมการต่างๆ แล้วมาร้องขอให้นักประชาสัมพันธ์เผยแพร่ข้อมูลข่าวสารเหล่านี้ไปยังสื่อออนไลน์ขององค์กร หรือส่งข่าว

ในกรณีเช่นนี้ นักประชาสัมพันธ์ ควรจะพูดคุยกับหัวหน้างานโดยตรง ถึงบทบาทและหน้าที่ เป้าหมายของงาน หากพิจารณาดูแล้ว การส่งข่าวหรือโปรโมทกิจกรรมนั้นๆ ไม่ได้ช่วยให้แบรนด์องค์กรเป็นไปตามเป้าหมาย ก็ควรให้หัวหน้างานเป็นผู้พิจารณาหรือแจ้งกับผู้บริหารนั้นๆ

แต่ถ้าหากไม่สามารถพูดคุยกับหัวหน้างานได้ นักประชาสัมพันธ์ควรจะเขียน Note ถึงผู้บริหาร ขอให้ส่งรายละเอียดงานดังกล่าวว่าเกี่ยวข้องกับแบรนด์หรือส่งเสริมแบรนด์อย่างไร และคุณมีความยินดีหากเรื่องราวดังกล่าวช่วยส่งเสริมสนับสนุนองค์กร โดยจะได้นำไปประชาสัมพันธ์ต่อไป

3. เพื่อนร่วมงานหรือผู้บริหาร บางครั้งจะขอให้คุณวางแผนจัดกิจกรรมหรือออกแบบ Gimmick งาน เพื่อให้ได้ ข่าวฟรี จากสื่อมวลชน 

จำไว้เสมอว่า หลายคนในองค์กร มักจะเข้าใจว่า งานประชาสัมพันธ์ คือ การทำโฆษณาแบบไม่ต้องจ่ายเงิน รวมทั้ง มักจะเข้าใจว่าการจัดงานแถลงข่าวไม่ได้ยากเย็นอะไร หรือมักจะคิดว่า เราสามารถสร้างกิจกรรม talk of the world ได้ในชั่วข้ามคืนอย่าง Ice Bucket Challenge ทั้งที่ความเป็นจริงแล้ว การทำแบบนั้น เป็นงานในอุดมคติที่โอกาสเกิดขึ้นจริงได้นั้นแทบจะน้อยมาก

จึงไม่เป็นการง่ายนัก ที่จะโน้มน้าวใจให้เพื่อนร่วมงานหรือผู้บริหารทราบว่า เราสามารถช่วยได้ในปริมาณสื่อแบบเดิม เช่น เคยเชิญสื่อมวลชนมาร่วมจัดแถลงข่าวได้ 30 ราย ก็จะยังคงอยู่ในปริมาณเท่านี้ เพราะข้อจำกัดด้วยระยะเวลา งบประมาณ และในความเป็นจริงแล้ว การวางแผนเชิงกลยุทธ์เพื่อขายประเด็นนักข่าวนั้นยากกว่าการวางแผนจัดแถลงข่าวหรือสร้าง gimmick ในงานอีเว้นท์เสียอีก ทั้งนี้ คุณอาจจะต้องยกตัวอย่างงานที่เคยสำเร็จโดยใช้วิธีการขายประเด็นสื่อสารเป็นหลัก เพื่อให้เขาเหล่านั้นได้เห็นภาพที่ชัดเจนมากยิ่งขึ้น ว่าหัวใจสำคัญของงานประชาสัมพันธ์นั้นคือ ประเด็น ไม่ใช่ gimmick หรืออื่นใด

4. เพื่อนร่วมงานหรือผู้บริหารพยายามเข้ามาควบคุมหรือมาให้ข่าวโดยที่คุณไม่ทราบล่วงหน้า

บางครั้งฝ่ายงานต่างๆ อาจจะแนะนำผู้บริหารของตนเองให้ได้ออกมาสัมภาษณ์กับนักข่าว โดยที่คุณอาจจะยังไม่ได้เตรียมข้อมูล

สิ่งนี้ ขึ้นอยู่กับวิธีการและรูปแบบของการเข้าหานักข่าวของเพื่อนร่วมงานและผู้บริหารของคุณ บางครั้งอาจจะจัดการด้วยการจัดอบรมทักษะการสื่อสารกับสื่อมวลชน เพื่อให้เกิดความเข้าใจ และการบริหารจัดการสื่อมวลชนอย่างเหมาะสม

5. เพื่อนร่วมงานหรือผู้บริหาร ข้ามคุณไปติดต่อกับนักข่าวเอง โดยไม่แจ้งให้คุณทราบหรือรับรู้ 

เรื่องเลวร้ายที่สุดในงานประชาสัมพันธ์ นั่นคือ เกิดเรื่องร้อนๆ เกี่ยวกับองค์กรในข่าวที่ได้เผยแพร่ เพื่อนร่วมงานหรือผู้บริหารจึงได้เดินมาบอกกับคุณว่า ได้พูดอะไรไปบ้าง แล้วขอให้คุณช่วยติดตามนักข่าวและแก้ไขเรื่องร้ายๆ เหล่านั้น

สิ่งที่ควรจะทำนั่นคือ อธิบายขั้นตอนของการประสานงานกับสื่อมวลชนที่เหมาะสมและถูกต้อง อธิบายบทบาทและหน้าที่ของคุณ อำนาจของคุณ หลังจากนั้น จึงหาแนวทางจัดการและแก้ไขปัญหาที่จะเกิดขึ้นต่อไป

อ่านถึงตรงนี้แล้ว คุณเคยเจอแบบไหนอีกบ้าง ลองมาแบ่งปันกัน

ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s