5 เทคนิคประสานงานกับเพื่อนร่วมงานที่คิดว่า รู้ดี เรื่อง พีอาร์

คงจะเป็นการดีอย่างยิ่ง หากเพื่อนร่วมงานช่วยแนะนำแนวทางในการ pitch ประเด็นหรือเนื้อหากับนักข่าว หรือช่วยสร้างสรรค์ประเด็นข่าวสำหรับข่าวแจก แต่จะเยี่ยมมากหากคนที่แนะนำคุณนั้นทำงานด้านการสื่อสารเช่นกัน เพราะจะมีความเข้าใจและประสบการณ์ตรงกันกับเรื่องต่างๆ 

อย่างไรก็ตาม การประสานงานรับข้อมูล เรื่องราว แนวคิด จากกลุ่มบุคคลต่างๆ ภายในองค์กร เป็นเรื่องดีสำหรับชาวพีอาร์ และส่วนหนึ่งของการเป็นนักสื่อสารที่ดีก็คือ การเป็นผู้ฟังที่ดีด้วย พร้อมที่จะรับฟังความคิดที่เข้าท่าและไม่เข้าทาง แต่สิ่งหนึ่งที่จะมาพร้อมกันนั่นคือ การให้ข้อมูลหรือคำแนะนำแบบผิดวัตถุประสงค์ ผิดเป้าหมาย ผู้แนะนำอาจคิดว่า ความคิดนั้นถูกต้องและไปถูกทิศทาง ทว่าความจริงนั้นสวนทางกันหมด ในฐานะนักสื่อสารหรือพีอาร์ คุณจะทำอย่างไรกับกลุ่มคนเหล่านี้ล่ะ

วันนี้ เลยขอนำเสนอเทคนิคที่จะช่วยให้คุณพูดคุยกับเขาเหล่านั้น แบบไม่เสียสัมพันธภาพ

  1. เมื่อเพื่อนร่วมงานของคุณ ตื่นเต้นกับไอเดียใหม่ๆในส่วนงานที่เขาทำอยู่ และอยากให้พีอาร์ช่วยกระจายข่าวไปยังสาธารณชน แต่เมื่อพิจารณาคุณค่าข่าวแล้ว แนวคิดนั้น เป็น ศูนย์ หลายครั้งที่ปัญหาที่เกิดขึ้นคือ เพื่อนร่วมงานหรือฝ่ายงานอื่นๆ มักจะคิดว่า งานที่ตนทำอยู่นั้นสำคัญ ยิ่งใหญ่ จนอยากให้พีอาร์นำมาเล่าให้ชาวบ้านฟัง แต่คุณค่าข่าวในประเด็นนั้น อาจไม่เพียงพอที่นักข่าวจะสนใจหรือนำไปเผยแพร่ เช่น ฝ่ายไอที อาจมองว่า การนำระบบคอมพิวเตอร์แบบใหม่ รุ่นใหม่ มาใช้ในองค์กร อาจเป็นที่สนใจแก่นักข่าวสายไอที แต่นักพีอาร์อาจเห็นแล้วว่า ระบบนั้นไม่ได้มีอะไรใหม่ หรือ ใหม่ที่องค์กร แต่เก่าในวงการข่าวแล้ว สิ่งที่นักพีอาร์จะทำได้คือ การแนะนำว่า ประเด็นที่นักข่าวสายไอทีต้องการนั้น จริงๆ คือ ประเด็นข่าวแบบไหน อาทิ ระบบคอมพิวเตอร์ที่ช่วยบริหารจัดการลูกค้าให้บริการได้ถูกต้อง แม่นยำ ปลอดภัย หรือช่วยลูกค้าองค์กรประหยัดค่าใช้จ่ายมากขึ้น อย่างนี้เป็นต้นแทน
  2. เมื่อผู้บริหารระดับสูงหรือผู้บังคับบัญชา ขอให้คุณช่วยเผยแพร่เรื่องราวต่างๆ แต่ไม่ได้เกี่ยวข้องกับองค์กรหรือแบรนด์ บางครั้งผู้บริหารอาจได้มีโอกาสไปร่วมบริจาคเงินหรือเป็นคณะกรรมการในนามส่วนตัว หรือบุตรสาว-ชาย ได้มีโอกาสไปร่วมกิจกรรมต่างๆ และต้องการให้นักพีอาร์ช่วยสื่อสารเผยแพร่ให้ผ่านช่องทางต่างๆ จะเป็นการดีที่สุด หากคุณจะแจ้งไปยังผู้บริหารหรือผู้บังคับบัญชาโดยตรงว่า งานนั้นอยู่นอกเหนือกรอบของการสร้างและส่งเสริมแบรนด์ (Brand guideline) ซึ่งจะต้องได้รับการพิจารณาจากผู้บริหารระดับสูงกว่าอีกครั้งก่อน เพื่อป้องกันผลกระทบที่อาจเกิดขึ้น แต่คุณจะต้องแสดงให้เขาเห็นว่า คุณเองก็พยายามช่วยนะ แต่ต้องขอนำไปพิจารณาถึงประเด็นที่เหมาะสม สอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กรเสียก่อน ดังนั้น ขอให้รอก่อน ให้ผู้บริหารระดับสูงกว่า พิจารณาอีกครั้ง
  3. เมื่อเพื่อนร่วมงานขอให้คุณวางแผนจัดกิจรรมพิเศษที่ ปัง ปัง ด้วยหวังลง โฆษณาฟรี หลายครั้งคนมักจะเข้าใจแนวคิดของงานพีอาร์ผิดไปว่า งานประชาสัมพันธ์คือการได้ลงโฆษณาฟรี หลายคนอาจอยากให้จัดอะไรเก๋ แถลงข่าว หรือกิจกรรมบ้าบอ เพราะทุกคนเห็นผลว่า มัน work อย่าง Ice Bucket Challenge ที่ดังในชั่วข้ามคืน หรือ #feelingnuts เป็นที่โจษจันไปทั่ว แต่ในความเป็นจริง การทำอย่างนั้น แทบจะเกิดขึ้นจริงได้น้อยครั้งมาก

    จึงไม่เป็นการง่ายนัก ที่จะโน้มน้าวใจให้เพื่อนร่วมงานหรือผู้บริหารทราบว่า เราสามารถช่วยได้ในปริมาณสื่อแบบเดิม เช่น เคยเชิญสื่อมวลชนมาร่วมจัดแถลงข่าวได้ 30 ราย ก็จะยังคงอยู่ในปริมาณเท่านี้ เพราะข้อจำกัดด้วยระยะเวลา งบประมาณ และในความเป็นจริงแล้ว การวางแผนเชิงกลยุทธ์เพื่อขายประเด็นนักข่าวนั้นยากกว่าการวางแผนจัดแถลงข่าวหรือสร้าง gimmick ในงานอีเว้นท์เสียอีก ทั้งนี้ คุณอาจจะต้องยกตัวอย่างงานที่เคยสำเร็จโดยใช้วิธีการขายประเด็นสื่อสารเป็นหลัก เพื่อให้เขาเหล่านั้นได้เห็นภาพที่ชัดเจนมากยิ่งขึ้น ว่าหัวใจสำคัญของงานประชาสัมพันธ์นั้นคือ ประเด็น ไม่ใช่ gimmick หรืออื่นใด

  4. เพื่อนร่วมงานหรือผู้บริหารพยายามเข้ามาควบคุมหรือมาให้ข่าวโดยที่คุณไม่ทราบล่วงหน้า 

    บางครั้งฝ่ายงานต่างๆ อาจจะแนะนำผู้บริหารให้ได้ออกมาสัมภาษณ์กับนักข่าว โดยไม่ได้แจ้งคุณ และไม่บอกประเด็นให้แก่คุณด้วยว่าจะให้ผู้บริหารสัมภาณ์อะไร พูดอะไร ทำให้คุณไม่สามารถเตรียมข้อมูลได้สิ่งนี้ ขึ้นอยู่กับวิธีการและรูปแบบของการเข้าหานักข่าวของเพื่อนร่วมงานและผู้บริหารของคุณ ดังนั้น การสร้างความเข้าใจให้แก่ทุกฝ่ายงานก็จำเป็น และช่วยให้นักพีอาร์ ไม่ต้องพูดอะไรมาก โดยคุณอาจจะจัดอบรมเรื่องทักษะการสื่อสารกับสื่อมวลชน เพื่อให้เกิดความเข้าใจ และการบริหารจัดการสื่อมวลชนอย่างเหมาะสมให้แก่ผู้บริหารและฝ่ายงานต่างๆ ที่เกี่ยวข้องก็จะดีไม่น้อย

  5. เพื่อนร่วมงานหรือผู้บริหาร ข้ามคุณไปติดต่อกับนักข่าวเอง โดยไม่แจ้งให้คุณทราบหรือรับรู้ เรื่องเลวร้ายที่สุดในงานประชาสัมพันธ์ นั่นคือ เกิดเรื่องร้อนๆ เกี่ยวกับองค์กรในข่าวที่ได้รับการเผยแพร่ เพื่อนร่วมงานหรือผู้บริหารจึงได้เดินมาบอกกับคุณว่า ได้พูดอะไรไปบ้าง แล้วขอให้คุณช่วยติดตามนักข่าวและแก้ไขเรื่องร้ายๆ เหล่านั้น

    สิ่งที่ควรจะทำนั่นคือ อธิบายขั้นตอนของการประสานงานกับสื่อมวลชนที่เหมาะสมและถูกต้อง อธิบายบทบาทและหน้าที่ของคุณ อำนาจของคุณ หลังจากนั้น จึงหาแนวทางจัดการและแก้ไขปัญหาที่จะเกิดขึ้นต่อไป

 

อ่านถึงตรงนี้แล้ว คุณเคยเจอแบบไหนอีกบ้าง ลองมาเล่าสู่กันฟัง เพื่อหาแนวทางที่เหมาะสม

ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s