5 เรื่องที่ต้องทำในการสื่อสารภายในองค์กรยุคดิจิทัล

หลายองค์กรมักให้ความสำคัญในการสื่อสารกับกลุ่มเป้าหมายภายนอก จนหลงลืมกลุ่มเป้าหมายภายใน ซึ่งถือได้ว่าเป็นหัวใจหลักสำคัญของการสื่อสารองค์กรเลยทีเดียว และควรจะเป็นกลุ่มเป้าหมายแรกที่องค์กรควรนึกถึง เพราะ บุคลากรภายในทุกคน คือ brand ambassador ที่แท้จริง อันจะช่วยองค์กรถ่ายทอดไปยังกลุ่มอื่นๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ และมีความน่าเชื่อถือมากกว่าใครเสียอีก โดยเฉพาะเวลานี้ ทุกคนต่างมีสื่อสังคมออนไลน์ของตนเอง ทำไม ไม่ให้บุคลากรภายใน เริ่มบอกเล่าสิ่งดีๆ ขององค์กรไปยังโลกออนไลน์บ้างละ

5 เรื่องที่นักสื่อสารโลกยุคดิจิทัลต้องทำในเรื่องการสื่อสารภายในองค์กร

  1. เริ่มได้แล้วนะ นำเทคโนโลยีต่างๆ เข้ามาประยุกต์ใช้ในระบบการทำงานและการสื่อสารภายในองค์กร เพราะไม่เพียงแต่ช่วยให้บุคลากรทำงานง่ายขึ้น การสื่อสารภายในก็ง่ายขึ้นด้วย ส่งผลให้ประสิทธิภาพการทำงานโดยรวมดีขึ้น เช่น การนำระบบตรวจติดตามเรื่องราวที่คนมักจะพูดถึงองค์กรมาใช้ รวมถึงบุคลากรภายในด้วยนะ ชนิดที่เรียกว่า ใครเม้าท์องค์กร โปรแกรมนี้จะเก็บมาให้คุณหมด โปรแกรมแนะนำคือ mention หรือโปรแกรมที่เอื้อต่อการทำงาน social media ขององค์กร แบบว่า ทีมสื่อสารต้องดูหลาย platform มากทั้ง facebook instagram twitter จะทำอย่างไรให้ทุกคนในทีมมาช่วยกันทำ และรวดเร็วขึ้น ลองใช้ hootsuite ดูสิ
  2. กำหนดประเด็นสื่อสารภายในองค์กรให้ครอบคลุมต่อความต้องการของบุคลากรภายใน ชนิดที่เรียกว่า บอกทุกเรื่องที่เขาอยากรู้ และช่วยองค์กรได้ ตัวอย่างประเด็นที่จำเป็นต้องสื่อสารภายในองค์กร เช่น
    1. ประเด็นเกี่ยวกับองค์กร
      1. โครงสร้างการทำงาน
      2. กระบวนการทำงาน
      3. ผลประกอบการ
      4. นโยบายเกี่ยวกับลูกค้า
      5. ชื่อเสียงองค์กร และการรับรู้ของบุคคลภายนอก
      6. นวัตกรรมใหม่ๆที่เกิดขึ้นภายในองค์กร
    2. ประเด็นเกี่ยวกับบุคลการ
      1. การพัฒนาองค์ความรู้
      2. ความก้าวหน้าทางอาชีพและทางเลือก
      3. การให้เกียรติ การยกย่อง
      4. การส่งเสริมและสนับสนุนความสำเร็จ
      5. กฎระเบียบเกี่ยวกับบุคคล
      6. นโยบายการสื่อสาร การใช้สื่อสังคมออนไลน์
  3. เลือกใช้ช่องทางการสื่อสารให้เหมาะสม เป็นหน้าที่ของนักสื่อสารต้องเรียนรู้ว่ากลุ่มเป้าหมายแต่ละช่วงวัยภายในองค์กร ชื่นชอบรูปแบบการสื่อสารแบบใด และเลือกใช้สื่อให้เหมาะสม อาทิScreen Shot 2016-08-03 at 12.00.12 AM
    1. บุคลากรรุ่น baby boomer คุ้นเคยกับการใช้โทรศัพท์ในการสื่อสารระหว่างบุคคล ชอบที่จะเจรจาแบบตัวต่อตัว หรือโทรศัพท์ หรือการส่งจดหมายเป็นลายลักษณ์อักษร และการตัดสินใจซื้อสินค้าหรือเรื่องใดๆ ของคนกลุ่มนี้ จะใช้การเจรจาแบบตัวต่อตัวเป็นสำคัญ ควบคู่ไปกับการศึกษาข้อมูลออนไลน์ด้วย
    2. บุคลากรรุ่น generation x คุ้นเคยกับการส่ง email และ SMS ชอบที่จะเจรจาผ่าน SMS หรือ email และการตัดสินใจซื้อสินค้าหรือเรื่องใดๆ ของคนกลุ่มนี้ จะใช้การเจรจาแบบตัวต่อตัวเป็นสำคัญ ควบคู่ไปกับการศึกษาข้อมูลออนไลน์ด้วยเหมือนกับกลุ่ม baby boomer
    3. บุคลากรรุ่น generation y คุ้นเคยกับการส่งข้อความผ่าน line, whatsapp, messenger หรือ SMS และช่องทาง Social media ต่างๆ ชอบที่จะเจรจาผ่านข้อความในโทรศัพท์เคลื่อนที่ และช่องทางออนไลน์ต่างๆ การตัดสินใจซื้อสินค้าหรือเรื่องใดๆ ของคนกลุ่มนี้ จะใช้การเจรจาแบบตัวต่อตัวเป็นสำคัญ เพื่อสร้างความมั่นใจและชัดเจน
    4. บุคลากรรุ่น generation z คุ้นเคยกับการสื่อสารผ่านโทรศัพท์แบบ smart phone หรือ tablet ชอบที่จะเจรจาผ่านข้อความโทรศัพท์เคลื่อนที่ในรูปแบบ face to face และการตัดสินใจซื้อสินค้าหรือเรื่องใดๆ ของคนกลุ่มนี้ จะใช้การสอบถามกลุ่มคนบนโลกออนไลน์เป็นสำคัญ

      อย่างไรก็ตาม ให้พิจารณาช่องทางการสื่อสารผ่านโทรศัพท์เคลื่อนที่เป็นหลัก เพราะดูจะเป็นสิ่งที่ทุกคนคุ้นเคยและใช้เป็นหลัก การใช้ระบบสื่อสารภายใน หรือ intranet พึงระลึกไว้เสมอว่า ให้บุคลากรสามารถใช้งานได้ง่าย log in เพียงครั้งเดียวในทุกระบบปฏิบัติการ เพราะหากคุณต้องให้เขา log in ในแต่ละโปรแกรมการทำงานต่างกันหลายรอบ จะส่งผลให้การเข้าใช้งานนั้น น้อยลง รวมทั้ง การใช้ระบบ cloud จะช่วยให้บุคลากรสามารถทำงานได้ในทุกที่ ไม่จำเป็นต้องมาทำงานในออฟฟิศ แต่ต้องระวังเรื่องความปลอดภัยข้อมูลด้วย ที่สำคัญ ควรจะเปิดโอกาสให้บุคลากรใช้สื่อสังคมออนไลน์อย่างเหมาะสม เพราะต่อให้คุณห้าม เขาก็จะหาทางใช้หรือเล่นได้อยู่ดี ดังนั้น การสอนให้เขาใช้อย่างเหมาะสม และมีกรอบการเล่น จะเป็นสิ่งที่ดีที่สุด

  4. พัฒนาระบบ enterprise social media advocacy ขึ้น เพื่อสร้างกองเชียร์แบรนด์จากบุคลากรภายในองค์กรของคุณเอง เป็นสัจธรรมที่ว่า คนเรามักเชื่อครอบครัว เพื่อน หรือคนใกล้ตัว และบุคลากรภายในองค์กรของคุณก็มีครอบครัว มีเพื่อน มีกลุ่มสังคมออนไลน์ที่คอยติดตามเขาอยู่ ดังนั้น การพัฒนาบุคลากรภายในให้เป็นนักสื่อสารหรือแบรนด์แอมบาสเดอร์ขององค์กร ย่อมจะช่วยสร้างการรับรู้ ความเข้าใจ และนำไปสู่การขายสินค้าขององค์กรได้ดียิ่งขึ้นด้วย หากคุณทำอย่างเป็นระบบแล้ว คุณจะรู้เลยว่า คุณเองไม่จำเป็นต้องไปจ้าง paid influencer ที่ไหน เพราะบุคลากรภายในองค์กรของคุณนี่ละ จะช่วยสื่อสารได้ดีที่สุด
  5. ได้เวลาลงทุนสร้าง แบรนด์บุคคล จากบุคลากรภายในองค์กรได้แล้ว ดังที่คุณรู้ ตอนนี้มีเหล่า blogger ที่เชี่ยวชาญอย่างมากมายในหลายสาขา บางครั้งนักสื่อสารเองก็หา blogger คนนั้น ชนิดที่เลือดตาแทบกระเด็น บางธุรกิจ หายากมาก บางธุรกิจ หาง่ายมาก แล้วทำไมละ องค์กรไม่พัฒนา blogger หรือสร้าง personal brand จากบุคลากรภายในองค์กรขึ้นเอง ลองมองหาคนที่มีความรู้ มีศักยภาพ แล้วนำเขามาพัฒนา สร้าง profile อย่างเป็นระบบ ในการให้ความรู้ แสดงความคิดเห็นในเรื่องที่เขาชำนาญการ และเป็นประโยชน์ต่อองค์กร

ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s